自治区教育厅人力资源和社会保障厅档案局关于印发《宁夏回族自治区学生资助工作档案管理办法（试行）》的通知

各市、县（区）教育局、人力资源和社会保障局、档案局，宁东 管委会社会事务局，各高等学校、区属中等职业学校、技工学校、 教育厅直属中小学校：

为规范我区学生资助工作档案管理，不断提升学生资助标准 化建设水平，根据《中华人民共和国档案法》《财政部 教育部 人 力资源社会保障部退役军人部中央军委国防动员部关于《学生 资助资金管理办法〉的通知》（财科教〔2019〕19号）、《教育 部办公厅关于印发〈中等职业学校学生资助工作指南 》的通知》 （教财厅函〔2020〕8号）、《宁夏回族自治区档案条例》等制度规定，自治区教育厅、人力资源和社会保障厅、档案局制定了 《宁夏回族自治区学生资助工作档案管理办法（试行）》，现印 发给你们，请遵照执行。

宁夏回族自治区学生资助工作档案管理办法（试行）

第一章  总则

第一条  为规范宁夏回族自治区学生资助工作档案（以下简 称：资助档案）管理，实现档案集中统一归档，确保学生资助档 案真实、准确、有效）指导各市、县（区）学生资助管理部门及 各幼儿园、小学、初中、普通高中、中等职业学校（技工学校）、 普通高校学生资助档案管理建设,根据《中华人民共和国档案法》 《财政部 教育部 人力资源社会保障部 退役军人部中央军委 国防动员部关于＜学生资助资金管理办法〉的通知》（财科教 〔2019〕19号）、《教育部办公厅关于印发＜中等职业学校学生 资助工作指南》的通知》（教财厅函〔 2020〕8号）、《宁夏回族自治区档案条例》等相关规定，结合学生资助工作实际，特制 定本办法。

第二条  本办法所称学生资助档案,是指涉及资助业务的部 门在落实资助政策过程中，直接形成的各种原始材料和历史记录 的总称,是落实国家、地方及学校资助政策的重要凭证。包括学 生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、学校审 核、学生异动管理、资助资金发放与管理、资助政策性文件与政 策落实结论性文件等全部文档材料。

第三条  学生资助档案系专项档案，分为自治区、市、县（区） 学生资助部门和同级学校学生资助部门两级。各级资助部门根据 同级档案行政管理部门要求，可设置学生资助档案为专业档案二 级门类（ZZ）,根据资助档案的内容、性质、业务流程，可设档 案类目为：资助管理类（ZH）、资助申评类（SP）、其他类（QT）。

资助管理类：主要包括资助综合及规章制度、资助资金管理 与使用、资助投诉查处、专项督查（审计）、资助工作日常宣传 教育、总结报告等管理性文件材料。

资助申评类：主要包括学校学籍管理（学生学籍注册、异动 批复名册复印件等）、学生资助申请与评审、资金发放名册、成 果等文件材料。

其他类：主要包括与学生资助有关的其他有保存价值的文件材料。

第二章  档案管理机构及职责

第四条  各级各类资助部门是资助档案工作的管理部门和具 体实施部门。各分管学生资助领导全面负责资助档案管理工作， 把控资助档案方向；管理员系学校资助工作执行者，构建资助档 案体系，负责审核资助档案合理规范；操作员兼职档案管理人员 负责收集、整理、归档、管理，保证资助档案安全完整。档案管 理人员应具备资助业务基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠 于职守，保障资助信息安全。

第五条  自治区学生资助管理中心职责：

（一）全面负责对各市、县（区）资助部门及各学校学生资 助档案建设工作进行业务指导、监督和检查，定期或不定期检查 学校落实国家、自治区资助政策情况的相关资料,确保学生资助 档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密；

（二）督促各市、县（区）资助部门对本地资助档案的接收、 保管、统计和利用；负责到期资助档案的鉴定销毁指导工作。

第六条  市、县（区）资助部门职责：

（一）确定本部门和所属学校资助档案归档的范围；

（二）负责本部门资助档案的整理、归档和保管工作，并指 导所属学校完成资助档案的整理和归档；

（三）制定本部门资助档案借阅、保密和保管等规章制度;

（四）贯彻执行自治区资助部门档案管理指导意见；

（五）具体负责到期资助档案的鉴定、销毁工作，严防毁损、 遗失和泄密。

第七条  学校职责：

（一）按自治区教育厅和主管教育局、上级主管单位的相关 规定,负责本校学生资助和日常管理资料的收集、整理、归档、 保管、统计和利用等档案建设工作；

（二）贯彻落实各级资助部门档案管理指导意见；

（三）严格按照本办法的规定和程序收集、整理、立卷、归 档、保管学生资助业务纸质和电子文件材料。收集过程中应对学 生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、 印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退 回整改，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改；

（四）应及时将已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理 规范、装订成册并定期移交学生资助管理中心档案室归档；

（五）未按规定建立档案工作，给受助学生造成损失的，将 依照《中华人民共和国档案法》《宁夏回族自治区档案条例》等 有关规定予以查处，并追究单位领导及相关人员的法律责任；

（六）对到期资助档案的鉴定、销毁工作，严防毁损、遗失 和泄密。

第三章  归档范围

第八条  自治区资助部门档案归档范围：

（一）资助经费预算及监管材料。主要是指在每学期（年度） 下达各市、县（区）资助部门和学校的专项财政补助资金预算文 件和资金使用监管相关资料；

（二）各市、县（区）上报材料。主要是指在学生资助日常 管理工作中形成的具有保存价值的各种相关材料及统计报表等；

（三）信访投诉查处档案。主要是指按国务院《信访条例》 规定，查处信访举报或投诉各类学校资助工作违纪违规行为工作 中形成并处理完毕的、具有保存价值的和经整理立卷保管的调查 艰证、处理结果等各种原始资料：

1.查处依据材料：检举、揭发、申诉材料，领导批示，会议 决定；

2.调查报告和取证、证明材料；

3.有关查处的决定材料：会议记录、会议纪要、决定事项、 通知等；

4.处理结果正式文件。

第九条  市、县（区）资助部门档案归档范围。主要是指在 落实国家和自治区学生资助政策、规章制度建设、日常工作管理 与督查、信访查处过程中形成的有价值的各种载体、介质（纸质、 电子文档）等不同形式的历史记录：

（一）本部门落实国家和自治区学生资助政策实施方案、资 助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度；

（二）全日制学历教育学生学籍注册、异动（包括转入、转 出、留级、休学、退学、注销、复学、死亡的学生等情况）名册 （仅限于学校上报的学籍注册、异动批复名册复印件）；

（三）学校受助学生初审名册，校内公示结果及投诉处理情 况，市、县（区）教育、人社、财政及有关部门审核受助学生名 册；

（四）资助专项资金预算文件、资助资金拨付（含市、县（区） 集中支付学生国家助学金名册）银行凭证，学校资助资金结余上交市、县（区）财政的银行凭证，资助经费管理、拨付及使用等 相关资料；

（五）定期或不定期检查学校落实国家、自治区和各市、县（区）资助政策情况的相关资料；

（六）信访、举报、投诉学校资助工作违纪违规案件调查取 证、处理结果等相关资料。

第十条  普通高校资助档案归档范围。主要是指在落实国家、 自治区学生资助政策、规章制度建设情况，受助学生资格审查资 料、资助资金使用管理、信访事件核实等过程中形成的有价值的 各种载体、介质等不同形式的历史记录等：

（一）学校落实国家、自治区学生资助政策实施方案、资助 经费使用与管理、监督检查等相关规章制度；

（二）国家奖学金、助学金、高职免学费申请、评审材料， 公示结果及投诉处理记录；

（三）申请资助财政专项资金各种表格；

（四）学期国家助学金申报及发放人数统计表，资助资金收 支（含学校支付国家助学金学生名册）银行凭证，资助经费管理、 拨付及使用账簿等原始记录及相关资料；

（五）学生、群众投诉问题处理记录。

第十一条  中等职业学校资助档案归档范围。主要是指在落 实国家、自治区和市、县（区）学生资助政策、规章制度建设情 况，受助学生资格审查资料、资助资金使用管理、信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的历史记录等：

（一）学校落实国家、自治区和市、县（区）学生资助政策 实施方案、资助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度；

（二）享受资助学生的学籍异动名册，学籍查重处理结果及证明；

（三）享受资助学生的初、高中学历证书复印件；

（四）全日制中职学历教育各年级学生分专业、班级名册及 学生学习（实习、实训）考勤统计表；

（五）各年级、专业的教学计划、课程设置与教学时间安排 表、教案、学生作业，各年级学生成绩考核（查）登记表，实习 （实训）考核名册、期末考试名册、学生学习成绩考核记录表（按 学校教学档案管理归档）；

（六）国家奖学金、助学金、免学费申请、评审材料，公示 结果及投诉处理记录；

（七）申请中职资助财政专项资金各种表格；

（八）中职学生银行卡发放登记表，学期国家助学金申报及 发放人数统计表，资助资金收支（含学校支付国家助学金学生名 册）银行凭证，家庭经济困难学生减免学费签字确认表，资助经 费管理、拨付及使用账簿等原始记录及相关资料；

（九）学生、群众投诉问题处理记录。

第十二条  普通高中学校资助档案归档范围。主要是指在落 实国家、自治区和市、县（区）学生资助政策、规章制度建设情 况，受助学生资格审查资料，资助资金使用管理、信访事件核实 等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的历史记录等：

（一）学校落实国家、自治区和市、县（区）学生资助政策 实施方案、资助经费使用与管理、监督检查等相关规章制度；

（二）国家助学金、免学费申请、评审材料，公示结果及投 诉处理记录；

（三）申请资助财政专项资金各种表格；

（四）学生银行卡发放登记表，学期国家助学金申报及发放 人数统计表，资助资金收支（含学校支付国家助学金学生名册） 银行凭证，家庭经济困难学生减免学费签字确认表，资助经费管 理、拨付及使用账簿等原始记录及相关资料；

（五）学生、群众投诉问题处理记录。

第十三条  义务教育学校资助档案归档范围。主要是指在落 实国家、自治区和市、县（区）学生资助政策、规章制度建设情 况，受助学生资格审查资料，资助资金使用管理、信访事件核实 等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的历史记录 等：

（一）学校落实国家、自治区和市、县（区）学生资助政策 实施方案和县（区）制定的实施细则、资助经费使用与管理、监 督检查等相关规章制度；

（二）享受资助学生的花名册及证明；

（三）公示结果及投诉处理记录；

（四）学期发放人数统计表，资助经费管理、拨付及使用账 簿等原始记录等相关资料；

（五）学生、群众投诉问题处理记录。

第十四条  幼儿园资助档案归档范围。主要是指在落实国家、 自治区和市、县（区）学生资助政策、规章制度建设情况，受助 学生资格审查资料，资助资金使用管理、信访事件核实等过程中 形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的历史记录等：

（一）幼儿园落实国家、自治区和市、县（区）学生资助政 策实施方.案和县＜ 区）制定的实施细则、资助经费使用与管理、 监督检查等相关规章制度；

（二）享受资助学生的花名册及证明；

（三）公示结果及投诉处理记录；

（四）学期发放人数统计表，资助经费管理、拨付及使用账 簿等原始记录等相关资料；

（五）学生、群众投诉问题处理记录。

第四章  整理归档与管理

第十五条  整理归档。学生资助档案的整理应遵循维护档案 材料原貌，保持文件材料之间的有机联系和成套性特点,便于保 管和方便利用的原则。归档文件材料应以年度（学期）、资助项 目为单位进行整理，不同项目的文件材料应分类标识、分别组卷。

（一）各级学生资助部门应依据本《管理办法》制订本级《学 生资助档案分类方法》和《学生资助文件材料归档范围和档案保 管期限表》7对《管理办法》中文件材料归档范围和整理方法予 以细化，便于文件材料的收集、分类、整理等业务工作的开展。

（二）纸质资助档案的整理依据。资助管理类、资助申评类、 其他类按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）.《宁夏学生资助档案整理规则》要求整理。

（三）其他门类或载体资助文件材料的整理依据。在办理学 生资助的流程中）为资助申请、评审、资金发放等提供证明的照 片、会计凭证等原始文件分别按《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）或《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）.《会计档案管理办法》（国家档案局令第79号）规定整理。学生资助档案在业务流程办理或管理中有电子文本、电子媒 体文件、系统数据等电子文件产生的,其电子文件符合归档要求 的,按《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002 ）规定 整理。

（四）各级学生资助档案按年度（学期）进行整理归档，应 在每年4月1日前完成上一年度的档案整理与归档工作。整理归档的档案应移交本级档案室集中保管。移交双方应办 理交接手续，明确档案数量（附目录清册）、交接日期，由经办 人、负责人签字，并加盖单位公章。任何部门和个人均不得以任何借口将应归档文件材料据为 己有或拒绝按时归档、移交。

第十六条  保管期限。学生资助档案的保管期限依据保存价 值分为永久、定期，定期分为30年、10年。

第十七条  档案的保管利用与鉴定。

（一）自治区教育厅、各市、县（区）教育局、各学校档案 室为本级学生资助档案保管单位。档案保管单位应在确保档案安 全的基础上，适时开展档案查询、调研、检查、交流、宣传等利 用服务。

（二）鉴定销毁。到期档案按照内容不同做不同处理。档案 里含有学生、家庭涉密等信息的做销毁处理，宣传、政策类等可 对外公开。

（三）档案利用服务、到期档案鉴定销毁应在本级档案管理 部门的组织下开展工作。档案鉴定销毁应获上级管理部门审批同 意后实施。

第五章  档案移交管理

第十八条  档案移交依照分级管理和属地管理的原则，市级 单位的档案须向所在市国家综合档案馆移交；县（区）级单位、 学校的档案须向所在县（区）国家综合档案馆移交。

凡期满10年、保管期限为永久与定期的，均属移交范围。 所移交的档案门类必须齐全完整。任何单位和个人不得随意擅自 扩大或缩小档案的移交范围、延长或缩短移交时限。有特殊情况 不能按时移交的，经同级档案行政管理部门同意后可适当提前或 延期移交。

档案移交时应按国家标准填写《档案交接文据》，经交接双 方核实后，由双方现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任 的单位内的部门负责人签字，并加盖单位印章。档案移交前须向 当地国家综合档案馆提交移交清册，详细填具档案的门类及数 量。

第六章  附则

第十九条  本细则由宁夏回族自治区教育厅、人力资源和社 会保障厅负责解释。

第二十条  本细则自发布之日起施行。《自治区教育厅关于 印发 ＜宁夏回族自治区中等职业学校学生资助工作档案管理实施 细则〉的通知》（宁教学（2012 ） 125号）同时废止。

附件：宁夏学生资助档案整理规则

附件

宁夏学生资助档案整理规则

为推进学生资助工作顺利开展，规范学生资助档案管理，维 护学生资助档案真实性、原始性，使学生资助档案有章可循、有 据可查，结合我区各学段资助工作实际，特制定本规则。

1范围

本规则适用于宁夏学生资助档案的整理。

2分类方法

1. 档案类别、类目的设置

学生资助档案按门类划分为：资助档案（专业档案二级门 类）、会计档案、照片档案、视频档案、电子数据档案等。

资助档案按业务性质、问题，其类目可划分为资助管理类、 资助申评类。有需求的单位也可以增设“其他类”。资助申评类 按各级资助部门职能和具体业务作进一步复分。（具体见2. 1. 1款）

2.1.1各级教育资助部门

注：二级类目、三级类目根据具体资助项目设置，代字代码 应简洁易识别，可以是字母、也可以是数字，但同级教育管理部 门和学校应保持资助类目设置的统一性，以便于归档识别和统一 管理。

各级教育管理部门可根据每年形成档案的多少确定是否设 置三级类目。例如“中职资助类”（二级类目），如果每年形成 的案卷在20卷左右，就可以不用再分为“国家级、学校级” 等三级类目，在立卷过程中，只需在中职学生资助类案卷题名中 注明为“国家资助”等字样就可以。相反，如果每年形成的案卷 量很大，就可以设置三级类目，以便对资助项目进行更精细化管 理。分类方法一经确定不可轻易改变（下同）。

2.1.2各级学校

2.1.3学生资助档案其他载体和门类档案，如会计、照片、 视频、电子数据档案，其类别（类目）的设置，遵照机关（学校） 分类方案设置。

1. 按年度（学期）、资助项目分类

学生资助文件按照“年度（学期）一资助项目”进行分类、 整理。将资助管理性文件和资助申评类文件分开。可对资助申评 类文件按资助工作项目或资助来源作进一步细分。资助项目上可 分为：Q）学前教育幼儿资助类；（2）义务教育学生资助类；（3） 普通高中教育学生资助类；⑷中等职业教育学生资助类；（5）高 等教育学生资助类等。每一类项目又可按资金来源分为：国家级、 地方级、学校级、社会级等。

1. 按保管期限分类

根据《宁夏学生资助文件材料归档范围和档案保管期限表》 （见符表2）学生资助档案保管期限分为永久、定期。定期分为 30年、10年。

如：资助管理类文件。先将同一年度（学期）的管理类的文 件收集齐全，再对照保管期限表中每份文件的保管期限，将该年 度（学期）的文件分成永久、30年、10年三类，再对同一保管 期限的文件按照文件签发的时间进行排序、组卷、编号等工作。

3组卷

3.1组卷要求

3.1.1不同年度、不同类别的文件材料,不得混合组成案卷。

3. 1. 2案卷内的文件材料应反映一个相对独立的问题或内 容。若此内容反映的文件材料较多，则可组成多卷，依序排列。

3.1.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应 齐全完整。

3.1.4在排列中，密不可分的文件应排列在一起，如主件与 附件，主件在前，附件在后。

3.1.5成册、成套的文件材料可保持其原有形态；精装和平 装等书本式文件材料自成一卷的，可保持原状。

3. 1. 6归档的纸质文件材料应为原件，字迹工整、数据准确、 图表清晰，签字盖章、日期等标识完整、齐备。案卷内不应有重 份文件，书写和装订材料应符合耐久性要求。对于用热敏纸和用 纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料字 迹制成的文件材料，可复印后与原件一并存档。

3. 2组卷方法

3.2.1按照“年度（学期）一资助项目”的方法组卷。先区 分年度或学期，再区分文件材料所属资助项目或资助金来源。（即 按学生资助档案分类方法组卷）。

3.2.2资助管理类文件的组卷

同年度（学期）内，学生资助管理类文件，资助政策、管理 制度、通知函件、岗位职责、工作流程、计划总结、督查考评、 资金管理、信访、宣传等，先对照档案保管期限表将文件分成永 久、30年、10年三类，再对每一类文件按照文件的形成日期或 重要程度排列顺序。排序后的文件便可进行组卷。

在最低一级类目下，组卷可根据问题或内容组成一卷或多 卷，并尽量保持案卷厚度的一致。（下同）

3.2. 3资助申评类文件的组卷

3.2. 3.1 （教育管理部门）资助申评类文件的组卷方法

教育管理部门资助申评类文件主要为同级各学校办理学生

资助项目时的请示批复等结论性文件、汇总表、名册、成果等文 件材料。

同年度（学期）内，先将同级各级学校报审的资助申评类文 件按学校建制分类，如（1）学前教育幼儿资助类；（2）义务教育学 生资助类；（3）普通高中教育学生资助类；（4）中等职业教育学生 资助类；（5）高等教育学生资助类等。每一类再按国家资助、地 方资助、学校资助、社会资助等再次分类。分类到最低一级类目 时，按学校或文件重要程度组合成案卷。

资助申评类案卷一般只设一个保管期限。如设有多个保管期 限的，应按不同保管期限分别组卷。

3.2.3.2 （学校）资助申评类文件的组卷方法

学校资助申评类文件主要是各级学校办理资助项目过程中 形成的学生认定与助学金申请表、评审记录、受助学生名单汇总 表、签领名单汇总表、公示名单及公示影像、发放明细汇总表等 文件材料。

同年度（学期）内，先将本校所有学生资助文件按国家资助、 地方资助、学校资助、社会资助等进行分类，每一类文件再按班 级、办理流程或重要程度排列顺序。在组合成案卷的过程中，可 以一个班级组合成一个案卷，也可以集中将全校结论性（文件、 表单）组合成一个或多个案卷，其他申办材料分别组卷。

资助申评类案卷一般只设一个保管期限。如设有多个保管期 限的，应按不同保管期限分别组卷。

3. 2.4卷内文件材料排列

3. 2.4.1案卷内文件材料按时间、业务办理流程或重要程度 排列。

3. 2.4. 2卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图 纸在后。

3・2.4.3文字材料排列时，正文在前，附件在后；正本在前， 定稿在后；复文在前，来文在后；转发文在前，被转发文在后； 原件在前、复印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其它 文种版本在后（特殊规定除外）o

4装订及装具

案卷一般采用“卷皮封面+卷内文件目录十卷内文件材料+备 考表+卷皮封底”的形式，采用“三孔一线”方法装订。装订时 卷内文件要去掉金属物，有破损的要修补。用软卷皮装订的案卷 应外套档案盒。

5编号

5.1编页号

编页号一般指编写该案卷内所有文件的连续流水页数。页号 用铅笔编写。每个案卷间的页号不连续。

1. 案卷内文件材料从首页至尾页从“1”开始编一个连 续流水页号。案卷卷皮（封面）、卷内目录、卷内备考表不编页 号。

2. 卷内文件材料有书写内容的页面均应编制页码，单面

有内容的）页号编写在右上角；双面有内容的2页号编写在正面 的右上角和背面的左上角。空白页不编页号。

1. 成套图表或印刷成册的文件材料自成一卷的,原目录 可代替卷内目录）不必重新编写页号；如与其它文件材料组成一 卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一件文件填写卷内目 录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。

5. 1. 4 一本一册的胶装本、平装本作为一个案卷的，可以不 再重新编写页号。

5.2编案卷号

案卷号即该案卷在分类体系中的排列顺序号，且案卷号应与 该案卷编制的档号相对应0即相同年度、相同类别、相同保管期 限的案卷按照形成时间顺序，从“1”开始逐卷编制一个案卷流 水号。

如：2019年形成中职教育学生资助类（国家资助）案卷15 卷，保管期限为永久，案卷号从“1”开始编至“15”，其中对 应的第1卷的档号为ZZ2019-Y-SP1 - 0001; 2019年形成中职 教育学生资助类（学校资助）案卷8卷，保管期限为永久，案卷 号从"1”开始编至“8”,其中对应的第8卷的档号为ZZ2019 - Y - SP3 - 0008。

6编制卷内文件目录

卷内文件目录是登录卷内文件材料题名及其他特征并固定 文件排列次序的表格，排列在卷内文件首页之前（封面之后）。

每个案卷都应编制卷内文件目录。卷内文件目录用A4纸打印后， 应与卷皮、卷内文件合并装订；当以卷盒为装具时，只需置于盒 内首页即可,不需装订。

卷内文件目录包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、 页号、备注、档号等项目。（见附表「1）

1. 顺序号：用阿拉伯数字从1依次标注卷内文件的排列顺 序，一份文件一个号。

2. 文号：文件的发文字号。包括代字、年度、代号等。没 有编号的不填。

3. 责任者：制发文件的组织或个人。填写责任者应使用全 称或规范化简称。

4. 题名：应填写文件材料的标题。文件材料没有题洛的, 应由立卷人根据文件内容拟写题名。当文件标题不能反映文件主 要内容时，应在题名中用“口”作补充说明。如文件标题为“通 知”,应在录入题名中补充为：通知［关于核查数据事宜］。

5. 日期：即文件的形成日期。用8位数字表示,其中前4 位表示年,中间2位表示月，后2位表示日）月日不足两位的） 前面补“0”。如：2010年1月1日应标注为2010010L

6. 页号：填写卷内每份文件对应的编制页号（非文件自带 的印刷体页码）,卷内最后一份文件填写起止页号，如98/100。

7. 备注：注释需要说明的情况。如缺损、修改、移出、销 毁等。

8. 档号：由全宗号、门类代码、年度、保管期限、类目、 案卷号组成。

9. 卷内备考表

备考表置于卷内文件最后（封底前面）与案卷合并装订。如 卷皮封底内则印刷有备考表的可以不用单独放置备考表。（见附 表 1-2 ）。

卷内备考表项目包括：卷内情况说明、立卷人、检查人、立 卷时间。

1. 卷内情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、 销毁等情况。案卷立卷完成后，对该卷存在或发现的问题由档案 管理人员进行如实填写，并签名、标注时间。

2. 立卷人：由责任立卷的具体人员签写。

3. 检查人：由案卷质量审核者人签名。

4. 立卷时间：填写完成的立卷时间。

8案卷封面编制

案卷封面、档案盒封面、侧脊信息应逐项按规定用印章、钢 笔或毛笔书写，字迹要工整、清晰。有条件的也可以用设备打印。

档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸规格为310mm x 2201nm（长x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm、 5 Omni 等 o

8.1档案盒封面、侧脊项目包括：全宗名称、类别名称、案 卷题名、起止年月日、页数、保管期限、档号、类别号、案卷号

（见附表1-3）。

8.1.1全宗名称：立档单位名称。如：银川市兴庆区第X 小学（单位全称或简称）。

8. 1.2类别名称：即学前教育幼儿资助类、义务教育学生资 助类、普通高中教育学生资助类、中等职业教育学生资助类、高 等教育学生资助类。

8.1.3案卷题名：即案卷标题。由立卷人准确概括卷内文件 的主要内容，文字应力求简练、明确。

案卷题名格式如下：

按照“地区+学校名称（与公章一致）+时间+材料名称”

例1：银川市兴庆区XX校XXXX年X （春或秋）季学期国家 助学金发放情况统计表

例2：宁夏中职学校XXXX年X （春或秋）季学期《宁夏中等 职业学校家庭经济困难学生认定与助学金申请表》及相关材料

8.1.4起止年月日：卷内文件材料的起止年月日。

例：20120103-20121231

8. 1. 5页数：本卷总页数。

8.1.6保管期限：本卷的保管期限。

8.L7档号：由全宗号一年度一类别代码+属类代码一案卷 号组成。

8.1. 7. 1全宗号是同级档案馆对其接收范围内各立档单位 所编制的代号（没有全宗号的单位可暂不填写）。

8.1.7.2年度是填写文件形成年度。填写时以4位阿拉伯数 字标注公元纪年。如:2012o

8.1. 7. 3档案类别代码：档案分类方案中赋予的资助档案代 字代码。女口： ZZ （资助档案）；GL （资助管理类）、SP （资助申 评类）；X（学前教育幼儿资助类）、Y （义务教育学生资助类）、 P（普通高中教育学生资助类）、Z （中等职业教育学生资助类）、 G （高等教育学生资助类），此类字母大写；属类代码分别为1 （国家资助）、2 （地方资助）、3 （学校资助）、4 （社会资助） 等。

8. 1.7. 4案卷号即该案卷排列的顺序号。

8. 1. 7.5教育管理部门学生资助类文件材料具体编制档号 如下。

学前教育（国家资助申评）：全宗号-ZZ2019-Y-SP.X1 - 0001...n

学前教育（学校资助申评）：全宗号-ZZ2019-Y-SP.X2 - 0 0 01... n

例：0125-ZZ2019-Y-SP. X2 - 0001,表示全宗号为 0125 的某教育局2019年归档的属于学生资助申评类档案中的学前教 育类的学校资助的第一个案卷号。

8-1.7. 6学校学生资助类文件材料具体编制档号如下。

国家资助申评：全宗号-ZZ2019-Y-SP1 - 0001...n

学校资助申评：全宗号-ZZ2019-Y-SP2 - 0001…n

例：0128-ZZ2019-Y-SP1 - 0001,表示全宗号为 0128 的 某学校2019年归档的属于学生资助申评类档案中的国家资助金 的第一个案卷号。

9编制案卷目录

案卷目录项目包括序号、档号'案卷题名、保管期限、总页 数、备注等（见附表「4）。

附表：1-1.

1~2.

1 - 3.

1-4.

2.

卷内文件目录

备考表

档案盒、卷皮封面、.侧脊

案卷目录.-1 .. ——.一

宁夏学生资助文件材料归档范围和档案保管期

限表

卷内文件目录

档号：ZZ2019-Y-SP1 - 0001

注意事项：此表一般为EXCEL文本，在录入内容时不可“回车”和“空格”。

备考表

卷内情况说明：

（例）1.本卷内第X号文件无正式印稿；

2.本卷第X号文件第XX页出现破损，经 修裱后存档；

3.本卷第XX号文件缺少第X页。

整理人：
检查人：
立卷时间：

案卷目录

宁夏学生资助文件材料归档范围和档案保管期限表